Glossar

Auch Strichcode genannt. Bezeichnung für ein Codierungsverfahren, bei dem sich Zahlen oder Buchstaben nach einem festgelegten Schema in grafische Informationen umwandeln lassen und umgekehrt.

Beschlagwortung bezeichnet das manuelle Versehen eines Dokuments mit Begriffen, über die der Anwender das abgelegte Dokument wiederfinden kann. Im Gegensatz zur Volltexterkennung hat das Verfahren den Nachteil, dass es sehr aufwändig ist. Zudem muss der Anwender wissen, nach welchem Prinzip der Archivar die Begriffe ausgewählt hat, mit denen er das entsprechende Dokument versehen hat.

Wird der Termin eines Workflows oder eines Workflow-Details überschritten, verschickt der Job-Server eine Benachrichtigung per E-Mail beispielsweise an den dafür zuständigen Mitarbeiter. Diese Nachricht wird in Abhängigkeit der Einstellung im Benachrichtigungsintervall nach bestimmter Zeit wiederholt. Wird eine Nachricht versendet, kann eine Kopie der Nachricht an einen anderen Sachbearbeiter oder eine Sachbearbeitergruppe gesendet werden. Auf diese Weise gehen keine Termine verloren, auch wenn der Mitarbeiter im Urlaub ist.

Innerhalb eines Workflows lassen sich Termine für das Erledigen bestimmter Aufgaben festlegen. Erfüllt der zuständige Sachbearbeiter die Aufgabe bis zu dem angegebenen Termin nicht, erhält er eine Benachrichtigung. Wird die Aufgabe weiterhin nicht erledigt, verschickt ArcFlow nochmals eine Nachricht. Der Zeitraum zwischen dem Versenden der Nachrichten wird Benachrichtigungsintervall genannt.

ArcFlow-Benutzer müssen sich mit einem Kennwort identifizieren. Jeder Benutzer ist einer oder mehreren Benutzergruppen zugeordnet. Der Benutzer verfügt sowohl über eigene Rechte als auch über die Rechte seiner Benutzergruppe.

Der Benutzer kann das Aussehen seiner Oberfläche bis zu einem gewissen Grad selbst bestimmen. Dies betrifft unter anderem die Spaltenreihenfolge in Listen, deren Sortierung, die Position von Dialogen, ob der Arbeitsmappenbaum oder die Archivliste dargestellt werden und welche Sprache verwendet wird. Die entsprechenden Einstellungen werden für jeden Benutzer gespeichert.

Die Benutzer von ArcFlow werden in Benutzergruppen organisiert. Ein Benutzer kann mehreren Benutzergruppen angehören. Bei den Berechtigungen der Benutzergruppen wird zwischen Applikations-, Archiv- sowie Besitzrechten unterschieden.

Eine größere Menge an Daten werden innerhalb der Datenbank in einem Objekt abgelegt. Diese großen binären Objekte sind für die Datenbank nicht weiter strukturiert. In BLObs können beliebige Inhalte gespeichert werden. In ArcFlow werden BLObs in einer separaten Blob-Datenbank abgelegt.

In dieser Datenbank befinden sich als Bestandteil von ArcFlow die BLObs. Das separate Speichern von Objekten mit dem größten beanspruchten Speicherplatz bewirkt, dass sich auf einfache Weise die Datenbank wechseln lässt, bevor sie zu groß wird. Beispielsweise können damit Jahrgänge geschaffen werden. Die Datenbank wird dann durch eine leere Datenbank ersetzt. Der Zugriff auf die alten Jahrgänge ist immer noch gewährleistet.

Business Process Management (auch Geschäftsprozessmanagement) bezeichnet das systematische Gestalten, Steuern, Überwachen und Weiterentwickeln von Geschäftsprozessen in einem Unternehmen. Zum einen umfasst BPM das Managementkonzept, das die weitestgehende Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen zum Ziel hat. Zum anderen ist damit die Software gemeint, mit der diese Ziele erreicht werden können.