Glossar

Die Abgabenordnung (AO) umfasst Regelungen, wie die Steuer festzusetzen und wann sie zu entrichten ist. Für die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sind insbesondere die Paragrafen 146 und 147 von Bedeutung: AO §146 umfasst Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen, AO §147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen.

Setzt ein Benutzer ein Abonnement auf ein Dokument, eine Arbeitsmappe oder ein Archiv, wird er automatisch per E-Mail oder Bildschirmnachricht informiert, wenn an der Datei Veränderungen vorgenommen wurden. Die Nachricht informiert dabei sowohl über die Art der Änderung als auch über den Zeitpunkt. Darüber hinaus ist es dem Anwender möglich, eine Wiedervorlage zu setzen. Damit kann er sich sowohl an feststehende Termine als auch in täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Intervallen an wiederkehrende Fristen erinnern lassen.

Der Administrator von ArcFlow ist der Verwalter des Systems. Er ist mit zusätzlichen Rechten ausgestattet, mit denen er die Einstellungen der Benutzer wie beispielsweise die Benutzerrechte und der Applikation wie zum Beispiel vordefinierte Arbeitsmappen festlegen kann.

Als Anhangdatei bezeichnet man ein Dokument, das in ArcFlow zu einem bestimmten Archiv gehört. Eine Anhangdatei wird nicht auf der Festplatte abgelegt, sondern als BLOb verschlüsselt in der zu Grunde liegenden Datenbank gespeichert.

Abkürzung für Application Programming Interface (= Programmierschnittstelle). Die API wird von ArcFlow zur Verfügung gestellt und ermöglicht die Anbindung anderer Programme an das System. Beispielsweise lassen sich die Funktionen von ArcFlow von einer anderen CONZEPT 16-Datenbank aufrufen.

ArcFlow besteht aus drei Datenbanken: der Applikationsdatenbank, der Vorschaudatenbank und der Blob-Datenbank. In der Applikationsdatenbank ist der gesamte Programmablauf hinterlegt.

Mit Hilfe der ARC (Application Remote Control)-Schnittstelle kann ArcFlow vollständig von externen Systemen aus angesteuert werden. Durch diese Steuerung können beliebige Programme über eine zuvor aufgebaute Socket-Verbindung Kommandos an das gestartete ArcFlow-Fenster senden. Auf diesem Weg lassen sich zum Beispiel Dokumente anzeigen, Arbeitsmappen anlegen oder Dokumente zum Bearbeiten öffnen. Darüber hinaus ist es Administratoren mit dieser Schnittstelle möglich, innerhalb von bestehenden Arbeitsmappenstrukturen zu navigieren.

Eine Arbeitsmappe ist mit einem Ordner auf der Festplatte vergleichbar. So wie ein Ordner Dateien zu einem bestimmten Programm oder Zweck enthält, beinhaltet eine Arbeitsmappe Archive. Die Arbeitsmappen lassen sich von einem Benutzer oder vom ArcFlow-Administrator anlegen.

Im Gegensatz zu Dateien in einem Ordner wird das Archiv jedoch nicht in der Arbeitsmappe gespeichert, sondern es wird lediglich eine Zuordnung hergestellt. So kann ein Archiv in mehreren Arbeitsmappen enthalten sein, ohne mehrfach in ArcFlow gespeichert zu sein. Eine Arbeitsmappe realisiert somit eine Sichtweise auf die Archive unter einem bestimmten Aspekt.

Eine Arbeitsmappe kann weitere Arbeitsmappen enthalten. So kann zum Beispiel die Eingangspost zunächst in Jahre und in jedem Jahr in die entsprechenden Monate archiviert werden. Auf diese Weise bildet sich ein Arbeitsmappenbaum.

Häufiger benötigte Strukturen von Arbeitsmappen können in Vorlagemappen definiert werden. Wird eine Arbeitsmappe aufgrund einer Vorlagemappe erzeugt, enthält sie alle in der Vorlagemappe definierten untergeordneten Arbeitsmappen.

Der Arbeitsmappenbaum entsteht aus unterschiedlichen Arbeitsmappen, die wiederum weitere Arbeitsmappen enthalten können. Im Gegensatz zur Verzeichnisstruktur auf einer Festplatte werden die Archive jedoch nicht in einer Arbeitsmappe gespeichert. Vielmehr stellt der Baum unterschiedliche Sichtweisen auf den Datenbestand dar. Eine eingehende Rechnung kann sowohl in einem Teilbaum "Eingangspost" als auch in den Teilbäumen "Korrespondenz Lieferant 1" und "Projektunterlagen" abgelegt werden. Das Archiv, also die Rechnung, wird dabei nur einmal in ArcFlow gespeichert.

Das Dokumentenmanagement-System (DMS) ArcFlow enthält drei Komponenten: Dokumentenmanagement, Archivierung und Workflow. Das System ist sehr einfach und intuitiv zu bedienen und lässt sich aufgrund zahlreicher Schnittstellen schnell in jede vorhandene IT-Infrastruktur integrieren.

Mit dem ArcFlow-System werden vier Clients mit unterschiedlicher Zielsetzung ausgeliefert:

In ArcFlow werden Dokumente, die zu einem Vorgang gehören, in einem Archiv gespeichert. Ein Archiv ist also ein Container, in dem unterschiedliche, aber logisch und zeitlich zusammengehörende Dokumente abgelegt sind. Beispiel: Ein Brief wird gescannt und in einem Archiv abgelegt.

Lag dem Brief noch ein Datenträger bei, werden die Dateien des Datenträgers im gleichen Archiv abgelegt. Das Archiv besteht jetzt aus den Seiten des Briefs und den mitgeschickten Dateien. Wurde anschließend mit dem Absender telefoniert, weil zum Beispiel noch bestimmte Informationen fehlten, kann das Telefonat in Form einer Handnotiz hinzugefügt werden.

In ArcFlow spricht man in diesem Zusammenhang auch von Anhangdateien. Jede eingescannte Seite, Datei oder Handnotiz bildet dabei eine Anhangdatei zu einem Archiv.

Archive, die keiner Arbeitsmappe zugeordnet sind, werden im Arbeitsmappenbaum in der Arbeitsmappe "Nicht zugeordnete Archive" abgelegt. Diese Archive lassen sich zu einem späteren Zeitpunkt einer Arbeitsmappe zuordnen.

Unter Archivierung versteht man die unveränderbare, langfristige Aufbewahrung elektronischer Informationen.

Siehe GDPdU.

In ArcFlow gibt es zwei einfache Möglichkeiten, auf die eingelesenen Dokumente zuzugreifen. Zum einen kann der Anwender die Dokumente über eine chronologisch sortierte Archivliste abrufen. Zum anderen lassen sich die Dokumente in verschiedene Arbeitsmappen unterteilen – ähnlich der Ordnerstruktur auf einer Festplatte.

Der Archivtyp gibt Aufschluss über das Format der Anhangdateien. Wird ein Dokument über einen Scanner eingelesen, bekommt es den Typ "Scan-Seite". Wird es von der Festplatte eingelesen, ist der Archivtyp meist gleich der Dateierweiterung (TXT, PDF, DOC, XLS usw.). Darüber hinaus gibt es noch die Handnotiz.

Nach aktuellen gesetzlichen Auflagen sind Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Erst nach Ablauf dieser Frist können sie endgültig gelöscht werden.

Ein Benutzer kann eine Datei während ihrer Bearbeitung auschecken, das heißt, er sperrt das Dokument für andere Anwender. Dadurch wird vermieden, dass mehrere User parallel am gleichen Dokument arbeiten.

In ArcFlow werden diejenigen Dokumente automatisch einer bestimmten Arbeitsmappe zugeordnet, die in einem bestimmten Verzeichnis auf der Festplatte gespeichert werden, an bestimmten Stellen im Text einen Suchbegriff aufweisen oder in einem bestimmten E-Mail-Ordner abgelegt wurden. Alle anderen Archive werden einer vom Administrator festgelegten Arbeitsmappe zugewiesen.