IDEA - GDPdU - Datenzugriff

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

Der unmittelbare Datenzugriff (Z1)

Die Finanzverwaltung darf bei einer Prüfung unmittelbar auf die im Unternehmen zur Buchführung eingesetzte Hard- und Software zugreifen. Hierbei hat das Unternehmen dem Prüfer die für den Datenzugriff erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen und ihn in das DV-System einzuweisen.

Der mittelbare Datenzugriff (Z2)

Die Finanzverwaltung kann verlangen, dass Unternehmen die gespeicherten Daten nach entsprechenden Vorgaben durch eigene, mit den DV-Systemen vertraute Personen auswerten und zur Verfügung stellen.

Die Datenüberlassung in elektronischer Form (Z3)

Für die Datenüberlassung sind verschiedene Formate zugelassen. Mittlerweile gibt es auch eine Empfehlung des Bundesfinanzministeriums für einen entsprechenden Beschreibungsstandard. Die Daten lassen sich dann vom Betriebsprüfer problemlos in die Prüfersoftware IDEA einlesen.

Ferner werden in den Grundsätzen Verfahren der elektronischen Prüfung geregelt. Beispielsweise, dass der Steuerprüfer keine Software installieren darf und Anforderungen an Unternehmenssoftware definiert, so dass die betriebswirtschaftlichen Daten vom Prüfer beziehungsweise der speziellen Prüfungssoftware erfasst werden können.