FAQ

Die Anzahl der Dokumente in den Unternehmen wächst zunehmend. Studien zufolge liegen rund 80 Prozent aller Informationen im Unternehmen unstrukturiert vor. Eine strukturierte Verwaltung von Dokumenten und die schnelle Bereitstellung von Informationen spielen jedoch eine ganz entscheidende Rolle für den Geschäftserfolg eines Unternehmens. Gerade mittelständische Firmen können nur dann im täglichen Geschäft bestehen, wenn sie effizient arbeiten und ihre Ressourcen optimal einsetzen. Darüber hinaus fordern gesetzliche Regelungen wie GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sowie GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme), alle ursprünglich digitalen Dokumente revisionssicher zu archivieren. Dokumentenmanagement-Systeme helfen Unternehmen dabei, diese Herausforderungen zu bewältigen.

ArcFlow hilft, das im Unternehmen vorhandene Wissen schnell und einfach zugänglich zu machen und zu verwalten. Darüber hinaus ermöglicht das DMS, gesetzlichen Archivierungsanforderungen wie GDPdU und GoBS nachzukommen. ArcFlow macht Abläufe transparenter und sorgt für mehr Effizienz.

Das Dokumentenmanagement-System umfasst drei Komponenten: Dokumentenmanagement, Archivierung und Workflow. ArcFlow weist Daten jeglichen Formats den entsprechenden Ordnern nach Dateinamen oder Textinhalt zu. Bei allen Dokumenten führt das DMS eine automatische Texterkennung durch – eine manuelle Beschlagwortung ist zwar möglich, aber nicht erforderlich. Darüber hinaus können Dokumente über eine spezielle Druckertreiberanbindung ausgedruckt und parallel als PDF oder TIFF in ArcFlow abgelegt werden. Das DMS ermöglicht eine konstant schnelle und übersichtliche Suche von Dokumenten auch bei großen und kontinuierlich wachsenden Datenmengen – vergleichbar mit einer Internetsuchmaschine.

Mit ArcFlow können Unternehmen sämtliche Dokumente revisionssicher archivieren. Beim Bearbeiten werden neben der neuen Version auch die alten Versionen eines Dokuments im DMS gespeichert. Selbst beim Löschen eines Dokuments lassen sich die vorhergehenden Versionen wiederherstellen und somit alle Änderungen lückenlos nachvollziehen.

Die Workflow-Komponente ermöglicht, eingehende Dokumente wie beispielsweise Rechnungen direkt mit einem Arbeitsvorgang zu verbinden. Beispielsweise versendet das System automatisch Terminerinnerungen per E-Mail und gibt über die grafische Workflow-Auswertung einen Überblick darüber, welche Aufgaben bereits erledigt sind und welche Projekte noch anstehen.

ArcFlow zeichnet sich gegenüber anderen Systemen in erster Linie dadurch aus, dass es sehr einfach zu bedienen ist. Viele Abläufe in ArcFlow sind vollständig automatisiert, so dass der manuelle Aufwand sehr gering bleibt. Erfahrungsgemäß sind Anwender nach einem halben Tag mit dem Dokumentenmanagement-System vertraut und können uneingeschränkt damit arbeiten. Zum anderen unterscheidet ArcFlow von anderen DMS, dass sich das System aufgrund seiner zahlreichen Schnittstellen sehr schnell und einfach in jede bestehende IT-Infrastruktur integrieren lässt. Ein zusätzlicher Programmieraufwand ist nicht erforderlich. ERP- und CRM-Lösungen beispielsweise können ohne Aufwand mit ArcFlow verknüpft werden, so dass sich alle Dokumente lückenlos in das DMS übernehmen lassen. Über die offene API (Application Programming Interface/Programmierschnittstelle) können Anwender alle Funktionen des von ArcFlow über verschiedene Programmiersprachen ansteuern. Somit ist es möglich, Funktionen des DMS auch in externen Systemen zur Verfügung zu stellen – zum Beispiel lässt sich die Dokumentensuche direkt in ein ERP-System integrieren.

Zu den weiteren technischen Alleinstellungsmerkmalen zählen der Druckertreiber, mit dem sich gedruckte Dokumente parallel als PDF oder TIFF in ArcFlow ablegen lassen sowie die vollständige und automatische Indizierung sämtlicher Dokumente. Auch die konstant schnelle Suche selbst bei wachsenden Datenmengen – ähnlich einer Internetsuchmaschine – unterscheidet ArcFlow von anderen Dokumentenmanagement-Systemen. Darüber hinaus integriert ArcFlow eine Hochverfügbarkeits-Lösung – einen Hot-Standby-Server, der jederzeit aktuelle sowie konsistente Versionen der Dokumentdatenbanken pflegt und bei Ausfall des Primärsystems lückenlos sämtliche Aufgaben sofort übernimmt.

ArcFlow adressiert insbesondere die Anforderungen mittelständischer Unternehmen, kann jedoch auch in Konzernen eingesetzt werden.

Da sich das System flexibel auf die jeweils individuellen Anforderungen anpassen lässt, ist es in allen Branchen einsetzbar.

ArcFlow entspricht den Anforderungen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sowie der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme). Darüber hinaus kommt es dem am 1. Januar 2007 in Kraft getretenen EHUG (Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister) nach.

ArcFlow sorgt dafür, dass sämtliche Dokumente revisionssicher archiviert werden. Beim Bearbeiten eines Dokuments speichert das DMS neben der neuen Version auch sämtliche alten Versionen eines Dokuments. Selbst beim Löschen eines Dokuments lassen sich die vorhergehenden Versionen wiederherstellen und alle Änderungen lückenlos nachvollziehen. Darüber hinaus ist jederzeit ersichtlich, wer welche Änderungen durchgeführt hat. ArcFlow entspricht außerdem den gesetzlichen Anforderungen an Sicherheit. Sämtliche Dokumente werden in einer Datenbank abgelegt. Dabei werden sie nicht nur komprimiert gespeichert, sondern auch chiffriert (verschlüsselt). Ein Zugriff durch unberechtigte Personen von außen ist somit nicht möglich.

ArcFlow verfügt über zahlreiche Schnittstellen, die eine Integration in bestehende IT-Infrastrukturen stark vereinfachen. Beispielsweise lassen sich Daten aus einem bestehenden CRM-System direkt im DMS ablegen und ergänzend zu den Arbeitsmappen anzeigen. Darüber hinaus können Dateiordner auf Netz- und lokalen Laufwerken als Transferverzeichnisse definiert werden. Wird in einem dieser Verzeichnisse ein Dokument abgelegt, übernimmt ArcFlow dieses automatisch. Durch die flexible Schnittstellendefinition für Transferverzeichnisse werden Dokumente anhand ihres Aufbaus anschließend automatisch den passenden Arbeitsmappen zugeordnet. Das Dokumentenmanagement-System kann unternehmensweit selbstdefinierte Druckertreiber an die dafür vorgesehenen Systeme verteilen. Ausdrucke auf diese Druckertreiber werden nicht nur an einen Drucker gesendet, sondern auch an ArcFlow. Druckaufträge werden auf diesem Weg gedruckt und parallel im DMS abgelegt. Darüber hinaus ermöglicht die API (Application Programming Interface), alle ArcFlow-Funktionen mit verschiedenen Programmiersprachen anzusteuern. So können Anwender Funktionen dort bereitstellen, wo sie benötigt werden. Beispielsweise lässt sich eine Dokumentsuche direkt in ein vorhandenes ERP-System integrieren.

Das gesamte DMS lässt sich innerhalb eines Tages installieren und komplett in jede IT-Infrastruktur integrieren.

Durch die übersichtliche und intuitive Anwenderoberfläche sind keine aufwändigen Anwenderschulungen notwendig. In der Regel sind alle Anwender bereits nach einem halben Tag mit dem DMS vertraut und können uneingeschränkt damit arbeiten. Bei Bedarf erfolgt eine weitere halbtägige Schulung nach ca. 2-4 Wochen, bei der entstandene Fragen direkt geklärt werden können.

Nach dem Concurrent User Modell. Danach sind nur die gleichzeitig im System angemeldeten User ausschlaggebend für die Lizenz. Somit richten sich die Kosten für die ArcFlow-Lizenzen ausschließlich nach der Anzahl der gleichzeitig mit dem DMS arbeitenden Benutzer und nicht nach der Anzahl der Arbeitsplätze, auf denen das System eingerichtet ist. In der Lizenz sind sämtliche Funktionen von ArcFlow bereits enthalten. Die Anzahl der User lässt sich bei Bedarf jederzeit flexibel und schnell ausbauen.