E-Mail - Archivierung - DMS

ArcFlow: Ihr Weg aus dem Postfach-Chaos

Die richtige E-Mail schnell griffbereit

Die Archivierung von E-Mails ist ein erster Schritt, um der Flut an Informationen Herr zu werden und hilft, den gesetzlichen Anforderungen nachzukommen. Es gibt jedoch auch Möglichkeiten, elektronische Nachrichten ähnlich wie Dokumente zu verwalten. ArcFlow sortiert die E-Mails automatisch und legt sie in den entsprechenden Ordnern ab. Je nach Definition richtet sich die Zuweisung der Nachrichten nach den Kopfdaten der E-Mail (Header) wie Absender- oder Empfängeradresse und bestimmten Begriffen in der Betreffzeile sowie nach dem Inhalt der E-Mail (Body) oder der Anhangdateien. So lässt sich eine E-Mail, die in der Betreffzeile den Begriff „Rechnung“ enthält, regelgesteuert dem Rechnungsordner im Dokumentenmanagement-System zuweisen. Oder alle E-Mails eines bestimmten Kunden werden im jeweiligen Kundenordner abgelegt. Auch Kombinationen sind möglich, bei denen sowohl Absender als auch bestimmte Begriffe in der Betreffzeile berücksichtigt werden. E-Mails, die sich beispielsweise aufgrund einer unbekannten Absenderadresse nicht zuordnen lassen, werden in einem speziellen Verzeichnis gesammelt. Der Anwender kann darauf zugreifen und die Nachrichten manuell sortieren.

Eine weitere Technologie von ArcFlow vereint eine automatische und manuelle E-Mail-Archivierung. Dabei sendet der Anwender sämtliche zu archivierenden E-Mails an ein bestimmtes E-Mail-Konto, das sich auf dem Mail-Server befindet und in zyklischen Abständen von einem automatisch gesteuerten, dem sogenannten SmartPOP E-Mail-Client abgefragt wird. Dieser Mail-Client ist Teil des Archivierungssystems und sichert automatisch sämtliche E-Mails, die der Anwender zur Archivierung an diese Mail-Box schickt.