E-Mail - Archivierung - Dokumentenmanagement

ArcFlow: Ihr Weg aus dem Postfach-Chaos

E-Mail-Archivierung mit ArcFlow

E-Mails gehören grundsätzlich in einen fachlichen oder sachlichen Kontext und sind zusammen mit den zum jeweiligen Geschäftsvorgang gehörigen Dokumenten zu speichern. Das Dokumentenmanagement-System ArcFlow bietet mehrere Möglichkeiten, elektronische Nachrichten zu archivieren und zu verwalten. Es stellt Anwendern sowohl eine automatische Server-basierte als auch eine manuelle Client-basierte Lösung zur Verfügung. Beim Server-basierten Ansatz verarbeitet ein Proxy-Server sämtliche ein- und ausgehenden E-Mails und sendet sie entsprechend an die nächste Komponente weiter. Dabei arbeitet der Proxy-Server entweder vor oder hinter dem Mail-Server. Befindet er sich dahinter, lassen sich alle eingehenden E-Mails vor der Archivierung vom Mailserver auf Viren und Spam überprüfen und gegebenenfalls ausfiltern. Die Methode birgt allerdings das Risiko, dass wichtige E-Mails für Spam gehalten und versehentlich gelöscht werden. In bestimmten, hochsensiblen Bereichen empfiehlt es sich daher, generell alle Nachrichten zu archivieren und somit den Proxy-Server entsprechend vor dem Mail-Server einzurichten. So werden sämtliche Nachrichten, die am Proxy-Server ankommen, an den Mail-Server weitergeleitet beziehungsweise dem Client zur Verfügung gestellt und parallel in einem Archivierungssystem erfasst. ArcFlow ermöglicht, zusätzlich zur Spam-Filterung beim Mail-Server eine weitere Archivierungsauswahl beim Proxy-Server zu treffen. Beispielsweise lässt sich einrichten, dass ausschließlich E-Mails von bekannten Absendern oder Nachrichten an bestimmte Empfänger archiviert werden.